Eventi on-line: cosa abbiamo imparato?

Da oltre due mesi come EIT Climate-KIC in Italia stiamo lavorando in modalità smartworking. Tra benefici e svantaggi, ci siamo confrontati con nuove mediazioni, strumenti e routine. Abbiamo intensificato l’uso di alcuni software per video conferenze e ne abbiamo tratto qualche utile trucchetto per essere più efficaci quando organizziamo eventi, riunioni e gruppi di lavoro online. 

Un evento è la messa in scena di una piece. Richiede tempo per la preparazione, per la rappresentazione e per gli applausi finali. Immaginiamo di organizzare un seminario e presupponiamo di avere a disposizione 5 giorni. In modo molto intuitivo distinguiamo tre fasi immaginando di allestirlo su Zoom.

1. Prove generali – la preparazione (almeno 2 giorni)

E’ utile scrivere una sceneggiatura (agenda) nella quale ad ogni organizzatore dell’evento viene attribuita una parte precisa, una responsabilità, un’azione. Poiché il perimetro dello schermo diventa la scenografia bisogna realizzare le immagini da inserire come sfondi nei profili degli organizzatori, degli attori, delle comparse; è utile comporre le slide tappo: presentazioni (powerpoint, beautiful.ai, sli.do, google presentation) da mostrare per raccontare gli interventi, per definire un argomento, per lanciare un’azione (una pausa, un questionario, un altro software). Ancora si possono creare video e tutorial per formare/informare su alcuni temi specifici. Anche se non si possiedono particolari abilità, con software come Canva si possono creare sfondi, video e molto altro! Durante la fase di preparazione si individuano i ruoli degli organizzatori. Questi servono a coordinare i 3 orizzonti di Zoom: audio & video, funzionalità interne ed esterne; chat laterale. I ruoli principali sono:

• Conduttore o moderatore (audio&video): introduce i lavori, segue l’agenda, chiama in causa gli altri speaker, apre e chiude le discussioni, conclude i lavori. Si occupa cioè di presentare tutte le fasi
• Facilitatore (funzionalità interne ed esterne): interviene per agevolare le scene dedicate all’interazione e alla partecipazione degli ospiti, si occupa di strumenti digitali per coinvolgere il pubblico (a titolo di esempio: menti.com, sli.do, miro, kumu)
• Supporter (chat laterale): si occupa degli aspetti tecnici, della chat laterale e di ogni altra funzionalità di zoom (breakout rooms, slides, survey)

2. Messa in scena – l’evento online (1 giorno)

La rappresentazione prevede almeno 4 atti principali:

check in. Il conduttore introduce gli organizzatori e l’agenda, il facilitatore spiega i codici comuni, le regole d’ingaggio e i principi che guidano l’interazione. Il supporter usa la chat per fornire istruzioni e dettagli, come alcuni principi guida. Prevedere almeno 15 minuti e accertarsi che tutti siano in grado di usare tali strumenti o funzionalità. A titolo di esempio i principi guida più diffusi sono:

• Telecamere accese se possibile così tutti abbiamo un volto e uno sfondo!
• Microfoni spenti quando non si parla per non disturbare
• Cellulare distante per non interferire
• Per prendere parola inserire la lettera C nella chat
• Per fare una domanda inserire la lettera D nella chat
• Per esprimere consenso inserire il simbolo +
• Per esprimere dissenso inserire il simbolo –

apertura lavori. Il conduttore presenta i relatori, i partecipanti, il programma e gli obiettivi dell’evento.  

svolgimento lavori. Il conduttore segue l’agenda con i relatori mentre facilitatore e supporter entrano in azione per gestire la partecipazione, i video, i tutorial, le slide e gli strumenti. E’ il momento in cui entrano in gioco anche gli altri programmi o software.

check out. Siccome non si è avuta l’esperienza fisica, immersiva, sensibile, il conduttore deve ripercorrere le varie fasi con le cose notevoli, i punti salienti, gli obiettivi raggiunti. E’ importante concludere sempre con una bella frase o un’immagine, evidenziando contatti (email, telefono, sito, ecc.) e prossimi passi.  

3. Applausi finali – dopo l’evento (almeno 2 giorni)

Gli applausi finali sono quelli che ciascun spettatore si porta a casa. Per questo è importantissimo restituire ciò che è avvenuto durante la messa in scena: una sintesi dei punti salienti, i risultati dei questionari, le presentazioni, foto e screenshot, i video diffusi, le tavole di collaborazione. Il dopo-evento è cruciale e va gestito con tempestività: analizzare e processare le informazioni per renderle fruibili non è un’operazione di poco conto, richiede una certa esperienza anche estetica e una buona conoscenza del proprio pubblico.

Una volta raccolto il materiale e organizzato in forma semplice, è bene inviarlo con una email di ringraziamenti anticipando un appuntamento futuro o altra iniziativa.